Jak rozdzielić imię i nazwisko w Arkuszu Google

Bardzo często w arkuszach mamy dane wpisane w jedną kolumnę. Jednym z takich przykładów może być imię i nazwisko. Innym czasami spotykanym miejscowość oraz ulica.

Jeżeli sami gromadzimy dane w arkuszu to mamy wpływ na to jak je zapisywać. Mamy wpływ na jakość danych. Jednak kiedy dane otrzymujemy z zewnątrz wówczas czasami trzeba zrobić z danymi porządek.

Odnośnie tego jak poprawić czytelność w arkuszu pisałem w innym wpisie - tutaj znajdziecie link  Jak poprawić czytelność danych w Arkuszu Google - zapoznaj się z tym tekstem😁

Jedną z częściej wykonywanych operacji podczas porządkowania danych jest wyodrębnienie z danego pola w tabeli (kolumny w arkuszu) jakiegoś ciągu znaków. Może to być np. numer kierunkowy z całego numeru telefonu albo prefix województwa z numeru rejestracyjnego samochodu. Również jeżeli mamy w jednej kolumnie zapisane łącznie imię oraz nazwisko to również możemy takie wyrazy (ciągi znaków) rozdzielić.

Jak więc rozdzielić imię i nazwisko w arkuszach Google, jeżeli dane te znajdują się w jednej komórce?

Otóż jak zwykle zadanie nie jest zbyt trudne, oczywiście pod warunkiem, że znamy odpowiednie funkcje, które mogą nam w tym pomóc.

Na temat funkcji dostępnych w Google Sheets pisałem tutaj.

Załóżmy, że mamy sytuację podobną jak na screenie poniżej. W jednej kolumnie arkusza Google mamy zapisane imię, a po spacji nazwisko. Może to być baza danych naszych klientów, pracowników lub mieszkańców osiedla. Chcemy te dane rozdzielić.

W celu rozdzielnia danych można użyć funkcji SPLIT – poniższą formułę wpisujemy w kolumnie B2.

=SPLIT(A2," ")

Wynikiem działania tej formuły jest rozdzielenie wyrazów zwartych w kolumnie A na dwie oddzielne kolumny – w tym przypadku B i C. Oczywiście musimy tutaj założyć, że w kolumnie A mamy zawsze podane imię i nazwisko. W przypadku jak będziemy mieli dwa imiona i nazwisko to natrafimy na problem (dane z takiej komórki zostaną rozdzielone na 3 pola). Podobnie w przypadku kiedy zamiast jednej spacji, która ma rozdzielać wyrazy mamy dwie spacje. Inną jeszcze gorszą sytuację mamy jeżeli spacji nie ma ani jednej a zamiast niej jest np. znak tabulatora. To częsty problem przy importowaniu danych z pliku CSV – zamiast spacji wyrazy rozdziela znak TAB – na pierwszy rzut oka tego nie widać, a wpisana formuła nie działa prawidłowo.

Sprawdziłem właśnie, że w sytuacji kiedy mamy kilka spacji zamiast jednej powyższa funkcja także działa prawidłowo.

Innym (szybszym) ale nie zawsze możliwym sposobem podziału danych jest skorzystanie z małego menu kontekstowego jakie można zobaczyć jeżeli wklejamy skopiowane wcześniej dane. Dokładnie pokazuje to poniższy screen.

Po zaznaczeniu i skopiowaniu do schowka danych z zakresu A9:A17 klikamy na komórkę B9 i wciskamy kombinację klawiszy CTRL+V, czyli dane wklejamy. W tym momencie widzimy małą ikonę w prawym dolnym rogu wklejonego obszaru. Opcja „Split text to columns” pozwala rozdzielić wklejone dane na dwie kolumny (musimy jeszcze określić jaki separator rozdziela wyrazy jakie chcemy rozdzielić). Czyli de facto uzyskujemy to co wcześniej. Bardzo analogicznie działa funkcja „Podziel tekst na kolumny” którą możemy znaleźć w menu głównym DANE.

Oczywiście przy większej ilości danych polecam użycie formuły.

Plik, na którym prowadziłem powyższe operacje możecie pobrać pod linkiem https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Lg7VDRiGVhyK90EDV1awS71oYlgaIBcUlvcHszQkLh8/edit?usp=sharing

Dodaj komentarz