Jak poprawić czytelność danych w Arkuszu Google

Posiadając bardzo dużo danych w pliku możemy mieć mały problem z jego łatwym odczytem. Typowy arkusz kalkulacyjny może mieścić dziesiątki kolumn oraz setki, a nawet tysiące wierszy. Teoretycznie w jednym Arkuszu Google możemy mieć do 400 tysięcy komórek z danymi. Analiza takiej ilości danych bez sprytnie napisanych formuł jest wręcz niemożliwa. Jednak nawet pobieżne ich przeglądanie jest trudne. Dlatego też w tym wpisie pokażę wam kilka sztuczek, które poprawią czytelność danych zawartych w Waszym arkuszu kalkulacyjnym.

Od razu uprzedzam osoby pytające, a co z większymi plikami?
Otóż niestety z moich doświadczeń wynika, że tego rodzaju pytania zadają ludzie, którzy nigdy nie widzieli dużego zbioru danych.
Każdy kto ma pojęcie o przetwarzaniu danych wie, że do obsługi dużych zbiorów danych służą systemy baz danych (SQL Server, MySQL itp).
Bazy i hurtownie danych świetnie sobie radzą nawet z milionami rekordów.
Duża ilość danych nie ułatwia ich analizy - plik nie jest zbyt czytelny
Duża ilość danych w zakładce arkusza nie ułatwia analizy.

Na powyższym przykładzie widać, że duża ilość danych w pliku/zakładce powoduje, że na pierwszy rzut oka plik wydaje się mało czytelny. Dosyć karkołomnym zadaniem będzie przekopanie się przez wszystkie wiersze (oczywiście można użyć skrótu klawiszowego CTRL+F) i znalezienie konkretnej informacji lub wychwycenie jakiegoś trendu. Już nie mówiąc o jakiejkolwiek agregacji danych (którą zresztą i tak wykonuje się raczej przy użyciu formuł).

Agregacja danych z reguły odnosi się do policzenia w danym zbiorze danych pewnych informacji statystycznych.
Chodzi o wartości minimalne, maksymalne, średnie lub sumy.
Więcej o tym znajdziecie na pewno w internecie - https://pl.wikipedia.org/wiki/Agregacja_(statystyka)

Powyższe dane pozyskaliśmy z pliku csv i zaimportowaliśmy do naszego arkusza. Dokładny opis, jak to zostało zrobione znajdziecie pod tym linkiem.

Jak więc poprawić czytelność danych w arkuszu kalkulacyjnym.

Na pewno jedną z ważniejszych opcji, jakie zawsze wykonuję jest zablokowanie pierwszego wiersza w arkuszu. Najczęściej na samej górze, w wierszu numer jeden mamy tzw. nagłówki kolumn, czyli informacje, co znajduje się poniżej. Często w arkuszach trzymamy dane osobowe, więc nagłówki kolumn mogą zawierać: imię, nazwisko, adres, wiek, numer pesel, email, numer telefonu. Równie dobrze możemy mieć nagłówki opisujące dane liczbowe: pensja netto, premia, ilość nadgodzin.

Mając w arkuszu więcej niż 20-30 wierszy przy przewijaniu (scrolowaniu) w dół tracimy z oczu najwyższy wiersz. Jeżeli danych mamy naprawdę dużo i są one podobne (typu w jednej kolumnie mamy adres korespondencyjny a zaraz obok adres zamieszkania) to w końcu już nie wiemy, na jakie dane dokładnie patrzymy.

Duża ilość podobnych danych powoduje, że przy przewijaniu w dół można się łatwo pogubić.

Dlatego zablokowanie wiersza numer jeden, jest moim zdaniem tym, co bardzo poprawia czytelność danych. Zawsze przewijając w dół wiemy jakiego rodzaju dane mamy w danej kolumnie. Dla jeszcze większej poprawy czytelności ja z reguły pogrubiam (wytłuszczam) tekst znajdujący się w pierwszym wierszu i ewentualnie powiększam o punkt lub dwa wielkość czcionki.

Kilka prostych trików poprawia czytelność danych w arkuszu
Dane pokazane w ten sposób są bardziej czytelne

Dopasuj wygląd pliku do swoich preferencji

Następną bardzo istotną rzeczą jest dopasowanie szerokości pól (kolumn) do ich zawartości. Domyślnie tekst jest ucinany i niejako przysłaniany przez zawartość kolejnej kolumny. Możemy ręcznie rozciągnąć kolumnę (zwiększyć jej szerokość), ale można też zrobić to automatycznie klikając podwójnie na linii będącej granicą kolumn (w miejscu, gdzie kursor myszy zmieni się w podwójną strzałkę). Aby dopasować szerokość wszystkich kolumn należy je zaznaczyć i kliknąć podwójnie na granicy ostatniej kolumny. Aby zaznaczyć całą kolumnę należy kliknąć na samej górze, na literze będącej nazwą tej kolumny.

Trzymając wciśnięty przycisk CTRL możemy zaznaczyć więcej niż jedną kolumnę.

Wiem z doświadczenia, że ciężko jest wytłumaczyć gdzie należy dokładnie kliknąć, aby dopasować szerokość kolumny do jej zawartości. Odnośnie zaznaczania kolumny to także nie to jest to takie super intuicyjne – dlatego dokładnie pokazuję i objaśniam na poniższym filmie.

Na sam koniec dodam jeszcze kilka ciekawych informacji. Dla mnie osobiście bardzo poprawia czytelność dodanie linii siatki, czyli obramowania do poszczególnych komórek. Drugą rzeczą jest nadanie naprzemiennie kolorów wierszom w danej zakładce. Na ten temat napisałem inną poradę – można ją znaleźć tutaj.

Plik z danymi po tych wszystkich działaniach znajduje się pod tym linkiem: 
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zNslpLjMEm822g6ck--JdyTWj-pR978oEgE3pL_9sxE/edit?usp=sharing

Oczywiście każdy ma swoje preferencje i inną percepcję oraz możliwości skupienia i analizy danych. A co Wam ułatwia czytanie danych w arkuszu kalkulacyjnym?

Dodaj komentarz