Wykorzystanie Arkuszy Google w małej firmie – praktyczne wskazówki

Małą firmę można prowadzić na różne sposoby. Niektórzy robią to na czuja – tak pewnie też się da. Inni uważają, że nie trzeba robić praktycznie żadnego marketingu i klienci sami przyjdą. Są też tacy, którzy wszystkie wydatki na zakup towarów zapisują na serwetce śniadaniowej. Natomiast warto wiedzieć, że można też umiejętnie wykorzystywać Arkusze Google do prowadzenia małej firmy. Z własnego doświadczenia wiem, że Arkusze Google w firmie na prawdę robią dobrą robotę. Takie właśnie podejście preferuję i o nim będę pisał poniżej.

Ja w swojej firmie Arkuszy Google używam na każdym kroku. Robię to wręcz nałogowo. Zresztą od początku prowadzenia firmy Windy Schodowe używałem Google Sheet’ów do gromadzenia danych związanych z firmą.

Więcej o tym jak używam w mojej firmie narzędzi Google znajdzie we wpisie - Windy Schodowe - firma działająca dzięki narzędziom Google.

Dzięki regularnemu i sprytnemu używaniu Arkuszy Google oraz innych aplikacji jakie nam dostarcza firma z Mountain View mogę śmiało powiedzieć, iż odniosłem sukces w biznesie. I nie chodzi tutaj tylko o to, że moja firma nie upadła. Dzięki analizie danych jakie gromadzę i przetwarzam w Google Sheet moja firma z roku na rok się rozrastała.

Wiele narzędzi do zarządzania firmą w jednym miejscu.

Otóż przede wszystkim musisz mieć świadomość tego, że Arkusze Google nie są jedynym narzędziem jakie dostajemy od firmy Google. Mamy do dyspozycji dysk google, mapy, poczta, translator, kalendarz i wiele innych. To dzięki tym aplikacjom prowadzenie biznesu może być łatwe i przyjemne. Nie wyobrażam sobie teraz, że umawiam się na spotkanie z klientem nie mając kalendarza od Google. Jak dojechać do klienta bez nawigacji i map Google. Dzięki ankietom w Google mogę zebrać dane od klientów. Mając dokumenty Google i możliwość ich udostępniania mogę wysłać dratf umowy do klienta.

Dlaczego powinieneś używać tych wszystkich narzędzi? Odpowiedź jest prosta – bo możesz😜. Powinieneś wiedzieć, że dane zapisywane do Google są przechowywane w chmurze. Masz do nich dostęp praktycznie zawsze i wszędzie. Możesz łatwo dzielić się swoimi plikami ze współpracownikami, ale także z klientami. Istnieje także możliwość łączenia danych z różnych narzędzi Google.

Więcej o wszystkich narzędziach od Google znajdziesz w osobnym wpisie.

Dlaczego więc i jak używać Arkuszy Google w małej firmie?

Arkusze Google w firmie powinny przede wszystkim służyć do przechowywania tzw. danych tabelarycznych. Są to takie dane jak chociażby informacje o klientach, produktach lub projektach. Każdego klienta opisuje wiele cech/właściwości. Możemy te dane zapisać w uporządkowany sposób w arkuszu kalkulacyjnym Google. Każda zakłada w pliku może służyć np. do przechowywania danych o klientach pozyskanych w kolejnych latach prowadzenia firmy. Natomiast każdy wiersz arkusza służy do zapisania danych o jednym kliencie.

Pamiętaj o tym, że dane z jednego pliku Google Sheet możesz w łatwy i szybki sposób zaimportować do innego pliku i tam ich używać. Ja np. tak robię np. z produktami – mam jedną bazę produktów, której używam w wielu innych miejscach/plikach. O tym jak to zrobić w praktyce możesz przeczytać tutaj.

duża ilość danych w arkuszu może sprawiać problemy z ich analizą
Przykładowa baza danych klientów zrobiona w Arkuszu Google

Dzięki niezliczonej ilości funkcji, jakie są dostępne w Arkuszach Google możesz swoje dane analizować i przetwarzać/przeliczać. Umiejętnie napisane formuły pozwolą ci na przykład bardzo szybko sprawdzić wydajność dowolnego handlowca za ostatni kwartał. Musisz tylko stworzyć bazę sprzedażową i tam gromadzić dane.

Co więcej!!!
Nie musisz robić tego sam. Każdy z twoich współpracowników może mieć dostęp do swojego pliku, gdzie będzie rejestrował prowadzone projekty lub sprzedaże. Ty natomiast mając uprawnienia do tych plików zaciągasz odpowiednie dane do swojego kokpitu zarządzania i tam wyświetlasz ładne wykresy.

Jak więc wykorzystywać Arkusze Google w małej firmie?

Rozdzielenie imienia i nazwiska w Arkuszach Google
Praktyczne użycie Arkusza Google w firmie

Przede wszystkim z pomysłem i z głową. Uważam, że nie potrzebujesz mieć w małej firmie jakiegokolwiek CRM’a, aby móc sprawdzać chociażby wskaźniki sprzedaży lub analizować jaki odsetek klientów, którzy zakupili w poprzednim roku produkt X zgłosił awarię tego produktu.

Znajomość w stopniu chociażby podstawowym Arkuszy Google z pewnością pozwoli Ci stworzyć system informatyczny do zarządzania działaniem swojej firmy.

Poniżej lista najważniejszych moim zdaniem funkcjonalności Arkuszy Google, które sprawiają, że świetnie się one nadają do gromadzenia i przetwarzania danych w małej firmie.

10 praktycznych funkcjonalności Google Sheet, które zastąpią CRM w małej firmie

  1. Dane, jakie zapisujemy w Arkuszach Google są przechowywane w tzw. chmurze. Dzięki temu masz do nich dostęp z każdego miejsca na świecie, z każdego urządzenia z dostępem do internetu i o każdej praktycznie porze
  2. Pliki możesz udostępniać różnym osobom. Możesz udostępnić dane swoim współpracownikom z tzw. pełnym dostępem, ale możesz także dać dostęp klientowi z uprawnieniami tylko do wyświetlania danego pliku
  3. Dane w plikach są automatycznie zapisywane. Nie musisz się martwić, że nie zapisałeś pliku – albo, że program się zawiesił. To co wpisujemy do arkusza Google Sheet zapisuje się samo, automatycznie
  4. Olbrzymia wręcz ilość funkcji do przetwarzania i analizowania danych. Arkusze Google pod tym względem nie ustępują żadnej innej aplikacji tego typu. Możemy tutaj znaleźć na prawdę masę różnego rodzaju wbudowanych funkcji, które pozwolą zrobić nam praktycznie wszystko czego możemy potrzebować w prowadzeniu małej firmy
  5. Możliwość sprawdzenia historii edycji pliku i przywrócenia starszej jego wersji. Tak, tak – każdy plik ma taką opcję, aby sprawdzić kto i co zmienił i kiedy to się wydarzyło. Widzisz w historii jaki użytkownik mający dostęp do pliku dokonał zmian🧐.
  6. Równoległa praca kilku osób na jednym arkuszu. Znowu wielka niespodzianka, ale dużo osób jest wręcz zaskoczonych tym co tutaj piszę. Dokumenty Google i Arkusze także umożliwiają równoległą pracę na danym pliku. Osoba pracująca w danym pliku widzi, kto jest jeszcze zalogowany do pliku i wręcz na żywo widać zmiany jakie są wprowadzane.
  7. Opcja utworzenia pliku pdf z Arkusza Kalkulacyjnego. Czynność ta jest wręcz dziecinnie prosta. Możemy np. posiadać formatkę w Arkuszach Google, na której tworzymy faktury proforma. Do faktury zaciągamy dane klienta z naszego innego pliku/arkusza, a następnie wręcz jednym kliknięciem generujemy plik pdf z fakturą, którą można wysłać do klienta.
  8. Dodatkowe rozszerzenia do Arkuszy Google. Są to takie małe programy, któe wzbogacają jeszcze bardziej wbudowaną funkcjonalność. Pobieramy je bezpośrednio z internetu poprzez interefejs Arkuszy Google. Dzięki temu możemy dodać do naszych arkuszy różne dodatkowe opcje, jak chociażby generator kodów QR …..😲
  9. Dosyć prosta obsługa i podobieństwo do Excela sprawiają, że każdy z nas, kto ma chociażby odrobinę chęci i jakiekolwiek podstawy obsługi komputera poradzi sobie z Arkuszami Google
  10. Są za darmo – mając konto w Google otrzymujesz na początek 15GB przestrzeni dyskowej do wykorzystania i cały Dysk Google za darmo

Jeżeli będzie zainteresowanie tym tematem to chętnie opowiem więcej o tym jak w praktyce ja używam Arkuszy Google do prowadzenia własnej firmy.

1 komentarz do wpisu “Wykorzystanie Arkuszy Google w małej firmie – praktyczne wskazówki”

Dodaj komentarz